Uma questão que os fisioterapeutas precisam estar atentos, é que eles não precisam trabalhar sozinhos em suas clínicas ou consultórios consultório. A atuação de toda a equipe é fundamental para garantir a satisfação do paciente, desde o primeiro contato para agendar uma consulta até a finalização do atendimento. Por isso, é fundamental que você invista no treinamento da sua secretária.

Afinal, ela é a primeira pessoa com a qual o seu público tem contato, ela ajuda a criar a primeira imagem da sua clínica. Pensando nisso, é essencial que essa profissional saiba como atender os pacientes, e ainda colabore para a venda de tratamento, pois a sua secretária é a chave principal para a realização da venda de tratamentos.

Lembrando que, o treinamento deve ser conduzido por você, gestor da clínica, é fundamental que você tire um ou dois dias para treinar a sua secretária antes dela passar a exercer o cargo mais importante da clínica.

Preparei algumas dicas de treinamento para secretária apresentando quais são os pontos que precisam ser trabalhados e os conhecimentos que ela deve dominar. Assim, alcançará a excelência em sua atuação, favorecendo a satisfação e fidelização do paciente.

Treinamento Operacional

O passo mais importante deste treinamento é que ela entenda a rotina da clínica ou consultório, saiba como funciona o sistema operacional desde a abertura até o fechamento da clínica.

Mas o que seria o treinamento operacional?

O treinamento operacional é uma prática de capacitação desenvolvida a partir de aulas teóricas e práticas. Ele é voltado para colaboradores da empresa para que eles possam realizar as atividades da melhor maneira possível.

Como aplicar o treinamento operacional?

Tire um ou dois pra apresentar para a nova colaboradora o seu negócio, a sua rotina, as funções que ela irá exercer durante a jornada de trabalho, as responsabilidades dela enquanto secretária, metas, os valores da clínica, preços do atendimento, sistema e rotina da clínica.

O treinamento desta profissional deve ser acompanhado pelo gestor da clínica e nunca pela secretária que está saindo. Você é o responsável por criar os processos da empresa.

Se você já tem secretária e nunca treinou a colaboradora mais importante da clínica, sugiro que tire um tempo na sua agenda e realize o treinamento da sua profissional, te garanto que ela irá desempenhar as atividades com mais facilidade.

Dica extra: Elabore um manual com passo a passo com instruções para o cargo dela, após o treinamento este será um auxilio para ela exercer o trabalho dela com mais tranquilidade e segurança.

 

Treinamento Avançado

Este é o segundo passo. Aqui é onde você vai apresentar a sua especialidade, o que trata como funcionam os tratamentos, duração do atendimento/sessão, duração do tratamento, como funcionam os equipamentos da clínica, os benefícios do seu serviço para o paciente e principalmente, vai apresentar para a sua secretária, qual é o público-alvo da clínica.

Trabalhe a comunicação

Outro passo não menos importante, é treinar a comunicação desta profissional, visto que ela precisa ser clara e objetiva ao responder dúvidas dos pacientes.

É preciso que a secretária seja instruída sobre como proceder em determinadas situações, afinal, estando em contato direto com os pacientes ela poderá enfrentar desafios, como clientes nervosos, impacientes ou insatisfeitos.

Mostre a importância do bom atendimento

Mostre que o paciente que se sente bem atendido é fidelizado e indica a clínica para outras pessoas. Com isso, o bom atendimento resulta em crescimento, trazendo mais retornos que podem ser revertidos para os colaboradores que contribuíram para a clínica.

Treine-a para vender

A secretária é o primeiro contato com o paciente, antes de ele chegar até a cadeira do seu consultório. Quando você investe no treinamento desta profissional os resultados do treinamento são aparentes. Veja só, o paciente entra em contato com a sua clínica para saber mais informações sobre a sua especialidade, tratamento, e duração do atendimento. Se a sua secretária estiver treinada para “vender”, ela irá converter esse contato para uma consulta.

O papel da secretária durante a venda é mostrar o quanto vocês se diferem dos demais profissionais e como estão bem preparados para fazer esse atendimento.

Uma boa dica é começar com um pequeno script, até que tudo comece a fluir de uma forma natural.

 

Benefícios do treinamento para secretária

  • eficiência na hora de resolver problemas;
  • mais produtividade;
  • melhora no relacionamento com o paciente;
  • fidelização do paciente;
  • mais organização dos processos e das rotinas;
  • captação de pacientes.
  • mais credibilidade para o consultório.

Não se esqueça de que a secretária é quem atende o seu público é uma representante da clínica e principalmente do seu trabalho. Por isso, o treinamento desta profissional precisa ser visto como primordial para que os pacientes se sintam bem atendidos desde o primeiro contato com a sua clínica.